Mając na względzie poszanowanie prawa do prywatności, niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych przez OPTIMA POWER Spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Mińska 25/329A, 03-808 Warszawa, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000838185, NIP: 1133013580 (dalej: „Administrator”) zgodnie z wymogami wynikającymi z krajowych oraz europejskich przepisów prawa, w tym przede wszystkim mając na względzie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm. (dalej „RODO”).
Wobec powyższego informujemy o sposobach przetwarzania danych osobowych użytkowników serwisu dostępnego pod adresem: https://optimapower.pl/ co związane jest z prowadzoną przez Administratora działalnością gospodarczą, prowadzeniem serwisu internetowego, świadczeniem usług, kontaktami biznesowymi oraz komunikacją z użytkownikami.
Niniejsza Polityka wyjaśnia, jakie dane osobowe są gromadzone, jakie są uprawnienia użytkownika związane z przetwarzaniem danych osobowych, w jaki sposób te dane mogą być wykorzystywane, przetwarzane, ujawniane i w jaki sposób są chronione.
Ochrona danych osobowych jest istotnym aspektem prowadzonej działalności, wobec czego Administrator dokłada wszelkich starań, aby w sposób bezpieczny i profesjonalny dokonywać przetwarzania danych osobowych.
Administratorem danych osobowych (czyli podmiotem, który decyduje o środkach oraz celach przetwarzania danych) jest OPTIMA POWER Spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Mińska 25/329A, 03-808 Warszawa, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000838185, NIP: 1133013580 (dalej: „Administrator”).
Kontakt z Administratorem jest możliwy:
korespondencyjnie na adres siedziby Administratora,
drogą elektroniczną na adres e-mail: kontakt@optimapower.pl
Polityka Prywatności reguluje przypadki, w których Administrator przetwarza dane osobowe użytkowników – uzyskane bezpośrednio od osoby, której te dane dotyczą lub pozyskane z innych źródeł (w szczególności od podmiotu, który dana osoba reprezentuje, z publicznie dostępnych rejestrów takich jak CEIDG lub KRS, a także stron internetowych). Niezależnie od powyższego, Administrator realizuje obowiązki informacyjne, o których mowa w art. 13 lub art. 14 RODO.
Dane osobowe to informacje o zidentyfikowanej (bądź możliwej do zidentyfikowania) osobie fizycznej. Osoba możliwa do zidentyfikowania to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności w oparciu o imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane lokalizacyjne, identyfikator internetowy, a także poprzez jeden lub kilka czynników szczególnych, określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.
Rodzaj gromadzonych i przetwarzanych danych osobowych jest zależny od relacji z Administratorem i rodzaju świadczonych usług. Mogą być gromadzone dane takie jak:
Gromadzenie danych osobowych może odbywać się w różnoraki sposób. Spośród sposobów gromadzenia danych należy wyróżnić:
bezpośrednie interakcje (m.in. zainicjowanie kontaktu z Administratorem, przesłanie żądania lub zapytania itp.),
uzyskanie danych od podmiotów trzecich (m.in. dostępnych w publicznych rejestrach, takich jak CEIDG, KRS, danych ze stron internetowych, danych dostarczonych przez podmioty zewnętrzne lub współpracujące),
technologie śledzenia – związane z automatycznym gromadzeniem danych np. interakcje w serwisie internetowym, pliki cookies, dzienniki sieciowe itp.
Dane osobowe są przetwarzane w różnych celach, a w zależności od tego mogą mieć zastosowanie odmienne sposoby gromadzenia danych, podstawy prawne przetwarzania, jak również okresy przechowywania danych.
Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu zawarcia i realizacji umowy:
Skorzystanie z oferowanych przez Administratora usług jest związane z przetwarzaniem podanych danych osobowych w celach:
Dane osobowe będą przetwarzane w przypadku ich podania w formularzu kontaktowym – w celu prowadzenia korespondencji i obsługi zgłoszenia lub zapytania. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) w postaci kontaktu z (potencjalnym) klientem i odpowiedzi na zgłoszenie / zapytanie. Okres przetwarzania: nie dłużej niż 3 lata od zakończenia kontaktu lub do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu.
W sytuacji skierowania do Administratora korespondencji w formie tradycyjnej (pisemnej) lub za pośrednictwem poczty e-mail, a także w wypadku kontaktu telefonicznego, niezwiązanych z realizacją usług lub wykonywaniem umowy, dane osobowe będą przetwarzane w celu obsługi żądania lub zapytania. Przetwarzanie odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), którym jest prowadzenie korespondencji i podejmowanie kontaktu oraz obsługa żądań / zapytań w związku z wykonywaną działalnością. Administrator może żądać podania danych niezbędnych do obsługi zgłoszenia. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak konieczne do obsługi zgłoszenia. Okres przetwarzania: nie dłużej niż 3 lata od zakończenia kontaktu lub do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu.
W sytuacji kontaktu związanego z zawartą przez kontrahenta Administratora umową lub czynnościami związanymi z jej zawarciem i wykonaniem, dane osobowe są przetwarzane w celu wykonania zawartej umowy lub podjęcia działań na żądanie przed zawarciem umowy lub na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, którym jest ochrona praw Administratora oraz obrona i dochodzenie roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. b oraz f RODO), a także na podstawie udzielonej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
W sytuacji kontaktu niezwiązanego z zawarciem lub wykonywaniem umowy, przekazane dane osobowe będą przetwarzane w celu obsługi żądania / zapytania, a ich przetwarzanie odbywać się będzie na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegającego na obsłudze żądań i zapytań w związku z wykonywaną działalnością. Administrator może żądać podania danych niezbędnych do obsługi zgłoszenia. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak konieczne do obsługi zgłoszenia.
Okres przetwarzania: przez czas trwania współpracy oraz do czasu przedawnienia roszczeń.
W sytuacji złożenia wniosku, skargi lub reklamacji, dane osobowe będą przetwarzane w celu obsługi i rozpatrywania zgłoszenia i w celu spełnienia ciążących na Administratorze obowiązków prawnych oraz na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. c oraz f RODO), który polega na obsłudze żądań (wniosków, skarg, reklamacji) w związku z wykonywaną działalnością gospodarczą oraz zapewnienia prawidłowego procesu obsługi i rozpatrywania żądania. Administrator może żądać podania danych niezbędnych do obsługi zgłoszenia. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak konieczne do obsługi zgłoszenia.
W sytuacji wyrażenia zgody dane osobowe będą przetwarzane w celu przesyłania informacji handlowych, ofert, materiałów promocyjnych, biuletynów informacyjnych, a także marketingu korespondencyjnego i telefonicznego. Przetwarzanie odbywa się na podstawie wyrażonej zgody oraz prawnie uzasadnionego interesu Administratora, którym jest marketing bezpośredni własnych produktów i usług (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. a oraz f RODO). Okres przetwarzania: do czasu cofnięcia zgody lub do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu.
Dane osobowe mogą być przetwarzane w celach niezbędnych do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze m.in. obowiązków wynikających z powszechnie obowiązującego prawa, obowiązków podatkowych i rozliczeniowych, księgowości i sprawozdawczości finansowej, wystawiania faktur VAT, spełnienia obowiązku informacyjnego i in. (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), a także na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, w celach analitycznych i statystycznych, badań satysfakcji i preferencji, związanych z poprawą efektywności, jakości świadczonych usług i dostosowaniem ich do potrzeb klientów itp. (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Okres przetwarzania: przez okres wymagany przepisami prawa.
Z uwagi na potrzebę zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych, Administrator wdrożył wewnętrzne zasady oraz standardy obchodzenia się z danymi osobowymi i ich przetwarzania, w tym również w celu ograniczenia kręgu osób posiadających dostęp do przetwarzanych danych osobowych i zapewnienia odpowiedniego poziomu ich ochrony.
Administrator podejmuje działania m.in. w zakresie działań prawnych, technicznych i organizacyjnych, wdrażając odpowiednie procedury w celu zapewnienia poufności i integralności przetwarzanych danych osobowych.
Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Administratorem, przy zachowaniu przewidzianych procedur i zasad bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych.
Aby móc realizować usługi na najwyższym poziomie, Administrator może udostępniać określone informacje i dane wewnętrznie lub podmiotom trzecim. Ponadto wymóg ujawnienia danych może być wymagany przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa – Administrator udostępni dane w sytuacji, kiedy będzie to konieczne z uwagi na ciążący na nim prawny obowiązek.
Pani/Pana osobowe mogą być udostępniane podmiotom, z których usług Administrator korzysta m.in. podmioty świadczące usługi księgowe, prawne, audytorskie, doradcze, archiwizujące i niszczące dokumenty, związane z zarządzaniem ryzykiem, informatyczne (dostawcy usług IT i hostingu, dostawcy oprogramowania), operatorzy pocztowi i kurierzy, dostawcy i podwykonawcy, partnerzy biznesowi i reklamodawcy, banki, zakłady ubezpieczeń i inne instytucje finansowe i płatnicze, podmioty windykacyjne, organy publiczne, rządowe i regulacyjne.
Administrator może udostępniać dane przechowywane w plikach cookies wobec zaufanych partnerów, w celu rozpoznania atrakcyjności reklam i usług oraz poprawy jakości i efektywności usług. Udostępnianie danych przechowywanych w plikach cookies jest zależne od wyrażenia zgody. Szczegóły dotyczące plików cookies i przetwarzania danych na stronie internetowej Administratora, znajdują się w Polityce Cookies.
Dane nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jednakże dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy – do Google LLC z siedzibą w Mountain View, w Stanach Zjednoczonych, w związku z korzystaniem z systemu poczty elektronicznej. Administrator może również przechowywać dane osobowe w miejscu, które podlega innej jurysdykcji niż miejsce Pani/Pana pobytu lub siedziby.
Do przekazania danych poza terytorium EOG np. do USA, dochodzi wyłącznie, gdy podmiot spełnia odpowiedni stopień bezpieczeństwa i ochrony danych np. na podstawie decyzji Komisji Europejskiej z dnia 12 lipca 2016 roku tzw. Privacy Shield (Tarcza Prywatności). Dane mogą być przekazywane tylko takim podmiotom, które przestrzegają zasad określonych przez Departament Handlu Stanów Zjednoczonych w ramach programów EU-US Privacy Shield Framework regulujących gromadzenie, wykorzystywanie i przechowywanie danych osobowych odpowiednio z państw członkowskich Unii Europejskiej. Do przekazania danych dochodzi jedynie wówczas, gdy z podmiotem otrzymującym dane zawarto umowę zawierającą standardowe klauzule umowne wymagające określonego stopnia ochrony danych osobowych.
Okres przechowywania danych to czas, przez jaki Administrator może przetwarzać dane osobowe. Czas ten jest uzależniony od podstawy prawnej przetwarzania.
Administrator nie będzie przetwarzać danych osobowych przez okres dłuższy, niż wynikający ze wskazanej podstawy prawnej, a dane będą przetwarzane w zakresie niezbędnym do wykonania określonych obowiązków Administratora, przez czas niezbędny do osiągnięcia celów, dla których są gromadzone oraz zgodnie z wewnętrznymi procedurami i przepisami powszechnie obowiązującego prawa. Po zakończeniu przetwarzania danych Administrator podejmie wymagane prawem kroki w celu usunięcia danych z systemów i rejestrów lub dokona ich zanonimizowania.
Wobec powyższego, gdy dane są przetwarzane przez Administratora:
Powyższe okresy przetwarzania mogą zostać wydłużone o czas niezbędny do obrony lub dochodzenia roszczeń. Po tym okresie dane osobowe zostaną usunięte lub Administrator dokona ich zanonimizowania.
Po wycofaniu zgody lub wyrażeniu sprzeciwu, dane osobowe mogą być przechowywane na potrzeby wykazywania prawidłowości spełnienia przez Administratora obowiązków prawnych lub do czasu upływu terminu przedawnienia roszczeń (w zależności od tego, który z terminów jest dłuższy).
Osobie, której dotyczą przetwarzane dane osobowe przysługują następujące uprawnienia:
Aby zrealizować powyższe prawa, prosimy o kontakt z Administratorem, który jest możliwy w następujący sposób:
Podanie przez Panią/Pana danych osobowych w celu obsługi żądania lub zgłoszonego zapytania, niezależnie od formy zgłoszenia, jest dobrowolne, jednak niezbędne do obsługi zgłoszenia i udzielenia odpowiedzi. Brak podania wymaganych danych, w tym danych do kontaktu zwrotnego, będzie wiązał się z brakiem możliwości obsługi i realizacji zgłoszenia.
Podanie danych wskazanych w formularzu kontaktowym jako obowiązkowe jest niezbędne do obsługi zapytania i udzielenia odpowiedzi, a zaniechanie podania tych danych będzie wiązało się z brakiem możliwości przesłania zapytania.
Podanie danych w związku z zawarciem, realizacją i wykonaniem umowy jest dobrowolne, lecz konieczne do właściwej realizacji usługi i wykonania umowy. Konsekwencją niepodania tych danych będzie brak możliwości zawarcia umowy z Administratorem.
Administrator może żądać podania danych, jeżeli jest to niezbędne do wykonania ciążących na Administratorze obowiązków prawnych. Wówczas podanie danych jest obowiązkowe, zaś brak ich podania spowoduje brak możliwości wykonania określonych czynności.
Podanie danych niezbędnych do wysłania informacji handlowych, ofert, materiałów promocyjnych, biuletynów informacyjnych, a także marketingu korespondencyjnego i telefonicznego jest dobrowolne, lecz niezbędne do przesyłania ww. informacji w przewidzianych formach, zaś brak ich podania spowoduje brak możliwości przesłania ww. informacji.
Gromadzone przez Administratora informacje związane z korzystaniem z serwisu i świadczonych usług, mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany. Administrator może stosować narzędzia analityczne oraz marketingowe, w celu dopasowania treści i reklam. Powyższe nie prowadzi do decyzji wywołujących wobec Pani/Pana skutki prawne i nie wpływa w podobny sposób na Pani/Pana sytuację.
W przypadku korzystania z targetowania i profilowania przez partnerów Administratora, czyli zautomatyzowanego sposobu przetwarzania danych osobowych, który polega m.in. na wykorzystywaniu danych osobowych do analizy lub prognozy osobistych preferencji, lokalizacji, zachowania itp. wykorzystywane są pliki cookies partnerów, zatem takie przetwarzanie wymaga zgody, która może być w każdym momencie wycofana, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.
Szczegółowe informacje w zakresie plików cookies m.in. ich rodzajów i sposobów wykorzystywania oraz zarządzania nimi, znajdują się w odrębnym dokumencie: „Polityka Plików Cookies”, dostępnym na stronie internetowej Administratora.
Niniejsza Polityka Prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku zmian organizacyjnych, technologicznych lub prawnych. Administrator zaleca sprawdzanie Polityki Prywatności w celu posiadania bieżących informacji o treści niniejszego dokumentu. Aktualna wersja dokumentu publikowana jest na stronie internetowej Administratora w zakładce: „Dokumentacja”.
OPTIMA POWER Sp. z o.o.
ul. Mińska 25/329A, 03-808 Warszawa
NIP: 1133013580 KRS: 0000838185
Projekt i realizacja Spectrum Marketing 2023 | Optima Power sp. z o.o. | Wszelkie prawa zastrzeżone.